Meldpunt integriteit

Meldpunt van (vermoedelijke) schendingen

Geldersch Landschap & Kasteelen (GLK) hanteert een integriteitsbeleid dat de normen stelt die wij belangrijk vinden voor integer handelen, zowel binnen de organisatie als de verhouding tot andere, bij ons betrokken partijen. Wij hebben een meldpunt waar schendingen veilig en vertrouwelijk, op laagdrempelige wijze, door iedereen kunnen worden gemeld.

Doel
GLK is er op gericht misstanden en schendingen zoveel mogelijk te voorkomen. Tegelijkertijd wordt serieus omgegaan met vermoedens van misstanden en schendingen in het geval deze zich voordoen. Het meldpunt biedt partijen betrokken bij GLK de mogelijkheid om vermoedens van misstanden en schendingen te melden. Het doel van het beleid is meldingen zorgvuldig af te handelen en repressieve en/of preventieve maatregelen te nemen (als gevolg van een melding).

Veilig melden
Het integriteitsbeleid is bedoeld voor situaties waarin het onderling uitspreken van een probleem geen oplossing biedt of zich een situatie voordoet met grote financiële, persoonlijke en imagorisico’s. Melders die handelen overeenkomstig dit beleid, kunnen hun melding doen zonder dat zij daarmee hun arbeidsrechtelijke positie in gevaar brengen. Maatregelen tegen melders die een oprechte melding doen zijn een ernstige schending van het integriteitssysteem. Passende acties worden dan ondernomen om de arbeidsrechtelijke positie van de melder te beschermen, voor degene die verantwoordelijk zijn voor de schendingen zullen passende maatregelen worden genomen.

Soorten schendingen
Binnen het integriteitssysteem wordt onderscheid gemaakt tussen vier soorten schendingen:

  • machtsmisbruik: corruptie, chantage, belangenverstrengeling, lekken van vertrouwelijke informatie, verwijtbare nalatigheid;
  • financieel: fraude, diefstal, misbruik van ter beschikking gestelde goederen of diensten, verwijtbare verspilling;
  • interpersoonlijk: discriminatie, intimidatie, pesten, ongewenste intimiteit, geweld, vernedering, seksuele intimidatie, seksueel geweld;
  • professioneel: verwijtbare nalatigheid. Indien (vermoedelijk) sprake is van één of meer van bovengenoemde schendingen, zijn personen die op enige wijze betrokken zijn bij GLK (medewerkers en/of betrokken partijen) gerechtigd een melding te doen bij dGLK van een (vermoedelijke) schending.

Melden van (vermoedelijke) schendingen

Het melden van (vermoedelijke) schendingen moet vertrouwelijk en laagdrempelig zijn. Een melding van een (vermoedelijke) schending kan bij GLK op vier manieren.
Belangrijk uitgangspunt is dat de melder altijd wordt betrokken bij het vervolgproces na het eerste contact met één van de meldpunten. De melder kan verzoeken zijn identiteit niet bekend te maken. Hij kan dit verzoek te allen tijde herroepen. De anonimiteit van de melder is gewaarborgd, totdat op enig moment het meldpunt op grond van de wet verplicht wordt deze te openbaren. In dat geval zal het meldpunt de melder direct verwittigen, voordat openbaring van de naam van de melder plaatsvindt.

Voor een melder hebben wij de volgende vier meldpunten:

  1. Directeur-bestuurder - dit kan via p.tweel@glk.nl of via 026-3552533
  2. P&O-adviseur - dit kan via a.vanbreugel@glk.nl of via 026-3552579
  3. Klokkenluiderspunt - dit is het externe Huis voor Klokkenluiders
  4. Voorzitter Raad van Toezicht (RvT) - alleen als de melding de directeur-bestuurder van GLK betreft, kan hier een melding worden gedaan

Meldingsproces
Hieronder wordt toegelicht hoe een persoon een (vermoeden van) een misstand of schending kan melden binnen de GLK.

  1. Melding bij één van de vier meldpunten.
  2. Het meldpunt gaat in overleg met de melder of er daadwerkelijk een melding gedaan moet worden, adviseert deze persoon hierover en bespreekt wat mogelijke consequenties zijn.
  3. Het indienen van een melding of het melden van een (vermeende) schending kan, naast een schriftelijke indiening, in eerste instantie ook mondeling plaatsvinden. Het indienen van een officiële melding gebeurt echter uiteindelijk altijd schriftelijk aan de Directeur-Bestuurder en/of P&O-adviseur of de voorzitter van de Raad van Toezicht.
  4. Een schriftelijke melding wordt door de melder ondertekend en bevat ten minste:
    a. de naam en de functie van de melder;
    b. de datum van de melding;
    c. een omschrijving van de (vermeende) schending, onder vermelding van waar en wanneer het incident zich heeft afgespeeld dan wel een omschrijving van de (vermeende) schending en de mogelijke schenders.
  5. Het meldpunt bevestigt de melding en stelt de Directeur-Bestuurder hiervan op de hoogte.
  6. Indien de Directeur-Bestuurder zelf onderwerp is van een vermoeden van een misstand, kan de melding direct worden gericht aan de voorzitter van de RvT van GLK. De Directeur-Bestuurder wordt vervolgens door de voorzitter van de RvT op de hoogte gebracht van de melding.
  7. In het geval van een officiële schriftelijke melding stelt de Directeur-Bestuurder of voorzitter van de RvT) een onderzoek in. De P&O-adviseur, Directeur-Bestuurder of de voorzitter van de RvT kan besluiten tot inschakeling van een onafhankelijke externe deskundige, indien zij:
    a. van mening is dat binnen GLK de kennis en ervaring met betrekking tot het uitvoeren van een dergelijk onderzoek onvoldoende aanwezig is of
    b. de objectiviteit van het uitvoeren van het onderzoek hierbij is gebaat.
  8. De melder ontvangt, gedurende het onderzoek, algemene informatie over de voortgang van het onderzoek (en de uitkomst) tenzij de melder daar geen prijs op stelt of dit nadelig is voor de melder of voor het onderzoek, of tenzij er andere gegronde redenen zijn om de melder niet te informeren. Als er andere gronden zijn om de melder niet te informeren, wordt de melder schriftelijk geïnformeerd.
  9. De Directeur-Bestuurder en P&O-adviseur bespreken de uitkomsten van het onderzoek en informeren indien nodig de voorzitter van de RvT over de vervolgstappen. Indien de melding is gedaan aan de voorzitter van de RvT, worden de uitkomsten van het onderzoek besproken binnen de RvT. De voorzitter van de RvT informeert de Directeur-Bestuurder over de uitkomsten en de vervolgstappen.
  10. Degene die het vermoeden van een schending meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van een schending is gemeld, behandelen de melding altijd vertrouwelijk.
  11. Indien er een klacht bestaat bij een medewerker, vrijwilliger of een andere betrokkene over de wijze waarop wordt omgegaan met de melding van een (vermoedelijke) schending, dan neemt hij/zij contact op met één van de andere meldpunten.

Moreel leerproces
Binnen het integriteitssysteem is het van belang te werken aan de bewustwording van integriteit. Hiermee wordt aandacht gegeven aan het voorkomen van niet integer handelen. Hoe gaan we om met een moeilijke kwestie, een dilemma? Het is belangrijk om de kwestie bespreekbaar te maken en verschillende meningen te kunnen horen.

Leidinggevenden agenderen het onderwerp integriteit of een specifieke casus voor overleggen op afdelingsniveau en tijdens individuele gesprekken met medewerkers. Tevens wordt aandacht geschonken aan dit onderwerp tijdens (personeels)bijeenkomsten, MT-vergaderingen etc.

Publicatie in het jaarverslag
In het jaarverslag worden de volgende zaken vermeld in relatie tot integriteit:
- Aantal meldingen/schendingen
- Aard van meldingen/schendingen
- De afhandeling van meldingen/schendingen
- Reflectie op eigen integriteitsbeleid

De P&O-adviseur is verantwoordelijk voor het verzamelen van bovengenoemde informatie.